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Buchhaltung für Selbstständige: Wichtige Tipps!

Buchhaltung für Selbstständige und Unternehmer:innen ist ein leidiges und komplexes Thema, wenn man gerade erst anfängt. Aber es ist wichtig.
In diesem Artikel bekommst du ein paar wichtige, knackige Tipps!.

Stell dir mal Folgendes vor. Du möchtest dein eigenes Business gründen und von Anfang an alles richtig machen. Also fragst du befreundete Unternehmer:innen oder andere Freelancer:innen in deinem Umfeld. Alle geben dir einen anderen Rat – aber was stimmt? Wie gestalten sie ihre Buchhaltung für Selbstständige?

Die Risikobereitschaft und ihr Wissen können sehr unterschiedlich sein. Außerdem werden manche Begriffe aus verschiedenen Kontexten und Gesetzen gerne mal durcheinandergewürfelt und das ohne böse Absicht. Wenn du solche Informationen von deinen Bekannten bekommst, kann die Gründung schwierig werden. 

Denn am Ende machst du durch Falschinformationen von Freunden gravierende Fehler. Die Kunst besteht darin, an vertrauenswürdige Informationen zu kommen und sich nicht von Hörensagen oder schlichtweg falschen Informationen in die Irre führen zu lassen. Dabei können Fachleute und Profis wichtige Anlaufstationen sein, aber es funktioniert grundsätzlich auch ohne.

Denn die Antworten auf viele Fragen können sehr unterschiedlich sein, manchmal helfen und manchmal verwirren.

Die blinde Verwechslung meines Großvaters

Mein Lieblingsbeispiel für die falsche Auslegung von Gesetzen rund um Buchhaltung ist mein schon lange verstorbener Großvater. Er ist früh blind geworden, hat sich davon aber nicht von seinen Zielen abbringen lassen. Also hat er in Ostfriesland einen Heißmangel-Service gegründet. Als Blinder kann man sehr wohl Kund:innen bedienen und Wäsche in die Mangel einführen. Gewaschen hat meine Großmutter und meine Tante hat die Wäsche zusammengelegt. 

Er hat sich natürlich vor seiner Gründung in seinem Umfeld umgehört und konsequent umgesetzt, was er gehört hat. Es ist nämlich so, dass Blinde als Unternehmer:innen steuerfrei sind, wenn sie nicht mehr als zwei Arbeitnehmer:innen beschäftigen. So hat er über 20 Jahre lang mit Werbung in der Zeitung und Leuchtreklame an der Straße seine Heißmangel erfolgreich betrieben.

Nach seinem Tod haben wir alles – von den Finanzen bis hin zur Heißmangel – aufgeräumt und festgestellt, dass er nie etwas beim Finanzamt gemeldet hatte. Er war Praktiker: warum überhaupt mit dem Finanzamt beschäftigen, wenn es sowieso steuerfrei ist?

Das ist ein typischer Fall von Verwechslung. Ja, die Umsätze der Blinden mit nicht mehr als zwei Arbeitnehmer:innen sind steuerfrei. Das steht in § 4 Nummer 19 a Umsatzsteuergesetz. Gemeint ist damit umsatzsteuerfrei. Eine Befreiung von der Einkommensteuer oder der Gewerbesteuer gibt es für Blinde nicht. Da mittlerweile alles verjährt ist, gebe ich dieses Praxisbeispiel gerne weiter.

Brauche ich unbedingt eine:n Steuerberater:in oder reicht auch ein:e Buchhalter:in?

Nehmen wir den Fall von meinem Opa. Wenn er zu eine:r Steuerberater:in oder Buchhalter:in gegangen wäre, bin ich mir sicher, dass beide ausreichend Fachkenntnis gehabt hätten, um dieses Missverständnis aufzuklären. Vermutlich hätte er das selbst aber auch herausgefunden, wenn er im Internet gesucht hätte. Das gab es zu der Zeit aber so noch nicht.

Interessant wird es, wenn weder Steuerberater:in noch Buchhalter:in das Missverständnis aufgeklärt hätten. Buchhalter:innen haften im Rahmen des Auftrags für Fehlberatung. Da sie laut Gesetz nur laufende Geschäftsvorfälle verbuchen dürfen, beschränkt sich die Haftung faktisch darauf, dass sie offensichtlich Belege falsch verbuchen. Genau genommen, dürften sie meinem Opa gar nicht erzählen, dass er Einkommensteuer zahlen muss, auch wenn seine Umsätze USt-frei sind. Das wäre nämlich schon unerlaubte Steuerberatung.

Steuerberater:innen hingegen sind öffentlich bestellt und deswegen darfst du nach Gesetz darauf vertrauen, dass sie sich deinen Fall im Kontext anschauen und dich ungefragt darauf hinweisen, dass in diesem Fall auch Einkommensteuer zu zahlen ist. 

Ob es dir später gelingt, die Steuerberater:innen dafür in Haftung zu nehmen, ist allerdings ein schwieriges Thema. Ich habe schon erlebt, dass im Gerichtsprozess Telefonnotizen aufgetaucht sind, in denen dokumentiert wurde, dass der oder die Berater:in seinen Mandanten auf dieses und jenes aufmerksam gemacht hat. Nicht alles, was Steuerberater:innen sagen, kommt auch bei den Mandant:innen an.

Und genau an der Stelle ist auch ein wichtiger Unterschied. Ich sehe die Aufgabe des Steuerberaters darin, seine Mandant:innen in die Lage zu versetzen, eine Entscheidung in einer Materie zu treffen, von der sie keine Ahnung haben. 

Wenn du dich also in einer Kanzlei befindest, in der du nichts verstehst und von den Berater:innen die Signale bekommst, dass sie das schon für dich machen, sollten deine internen Alarmglocken angehen. 

In solchen Fällen kann der oder die versierte Buchhalter:in, der sich unter Umständen viel näher mit deinem Business beschäftigt, deutlich hilfreicher sein. Und es ist ja auch möglich, für spezielle Fragen eine:n Steuerberater:in hinzuzuziehen. Dir stehen hier verschiedene Möglichkeiten zur Wahl.

Egal, ob Steuerkanzlei oder Buchhalter:in, einen sehr verbreiteten und teuren Fehler solltest du unbedingt vermeiden. Du musst alle Papierbelege auch nach dem Scannen aufbewahren! (Wenn du zum Beispiel ein Geschäftsessen hattest oder einkaufen warst und den Kassenbon bekommst.) Nur, wenn du eine formale Scan-Verfahrensdokumentation geschrieben hast, in dem auch das vier Augen-Prinzip umgesetzt ist, darf ein Dritter die gescannten Belege entsorgen. Stell daher so viel wie möglich auf digitale Belege mit regelmäßiger Datensicherung um.

Wann sollte ich spätestens zu eine:r Steuerberater:in gehen?

Du solltest spätestens dann zu eine:m Steuerberater:in gehen, wenn dein Bauchgefühl es dir sagt. 

Wenn etwas schiefgelaufen ist, kannst du dir durch einen Anruf beim Finanzamt die Möglichkeit einer Selbstanzeige verbauen. Auch in diesem Fall rate ich unbedingt dazu, eine:n Steuerberater:in zu fragen. Er oder sie ist neutral, kann dir verschiedene Möglichkeiten mit deren Folgen aufzeigen und ist nicht gezwungen, eine Meldung an das Finanzamt zu machen. 

Allerdings ist er oder sie verpflichtet, Verdachtsmeldungen nach dem Geldwäschegesetz zu machen und darf dich in diesem Fall nicht davon unterrichten, dass eine Meldung gemacht wurde. Diese Verpflichtung hat ein:e freie:r Buchhalter:in nicht.

Ich persönlich mag es, wenn Selbständige ihre Buchführung selbst in die Hand nehmen. Statistisch gesehen steigt der Geschäftserfolg, wenn du dich selbst mit deinen Zahlen beschäftigst. Das bedeutet nicht, dass du alles selbst buchen musst. 

Es gibt freie Buchhalter:innen und virtuelle Assistent:innen, die dich im laufenden Doing unterstützen können. Optimalerweise ist noch ein:e Steuerberater:in als Mentor:in und Coach eingeschaltet, sodass du deine Buchführung für dich optimal organisieren kannst. 

Die Top 3 Tools für die Buchhaltung für Selbstständige

Um dir deine Buchhaltung bestmöglich zu erleichtern, möchte ich dir die 3 gängigsten Tools vorstellen und kurz darauf eingehen. Nicht jede Software ist für jede:n gemacht, daher ist es gut, wenn du vorab einen Überblick bekommst.

Die gängigen Tools bieten in der Regel eine Scanfunktion per Smartphone an, die Übermittlung der USt Voranmeldung, Anbindung der Bankkonten und Exportfunktionen zu:m Steuerberater:in. Damit sind die wichtigsten Kernfunktionen bei den relevanten Playern im Markt vorhanden und die Unterschiede bestehen lediglich im Handling, den benötigten Vorkenntnissen und den vorhandenen Schnittstellen zu Drittanbietern.

1. Tool: lexoffice

Mein Lieblingstool ist lexoffice, das ist aber auch nicht weiter verwunderlich, weil ich lexoffice seit über 5 Jahren in der Verbesserung und Weiterentwicklung der App unterstütze und die Verbindung zwischen Technik und Anwender:innen optimiere. 

Wenn du lexoffice für 6 Monate kostenfrei ausprobieren möchtest, kannst du unseren Gutscheincode „Unternehmerwerkstatt“ auf der Seite www.lexoffice.de/Gutschein einlösen. Keine automatische Verlängerung, kein Promo-Code, ich verdiene daran nicht. 

lexoffice ist intuitiv zu bedienen und richtet sich an Benutzer:innen, die sich mit wenig Vorkenntnissen gut organisieren möchten.

Der Fokus liegt auf der Unterstützung von deinem Business z.B. durch einfache Angebote, die durch einen Klick zur Auftragsbestätigung und Rechnung weitergeführt werden können. Außerdem erhältst du einen Überblick über die noch offenen Angebote und deinen Finanzstatus wie z.B. Kontostand, nicht bezahlte Rechnungen, bisher aufgelaufene USt-Verbindlichkeiten, damit dein Business für dich einfacher wird.

2. Tool: SevDesk

Von der Anzahl der User her ist nach meiner Kenntnis SevDesk der zweite Anbieter im Markt. Der Unterschied zwischen SevDesk und lexoffice liegt aus meiner Sicht darin, dass ich als User SevDesk in der Buchführungsstruktur sehr individuell anpassen kann, während lexoffice bei der Struktur keine Veränderungen zulässt. Damit richtet sich SevDesk an versierte Nutzer:innen mit Vorkenntnissen, die wissen, wie sie ihre Buchführung im Detail strukturieren möchten.

Ich habe z. B. erlebt, dass ein Mandant mit SevDesk seine Umsatzsteuervoranmeldung in Österreich vorbereitet hat, indem er sich individuelle Konten mit den österreichischen Steuersätzen angelegt hat. 

Auch fragt SevDesk dich vor der Abgabe der USt-Voranmeldung, ob du die Vorsteuer nach Rechnungsdatum oder nach Zahldatum geltend machen möchtest. Rechtlich korrekt ist nach Rechnungsdatum (einzige Option bei lexoffice), die Mehrzahl der Steuerberater:innen arbeitet mit sogenannten „Pendelordnern“ und verbuchen die Vorsteuer nach Zahldatum (und haften dann dafür, wenn dir ein Schaden entsteht).

Was auf den ersten Blick als Vorteil von SevDesk aussieht, kann sich für unerfahrene Anwender:innen schnell als Nachteil herausstellen. Wenn ich anfange, meine Buchführung zu individualisieren, sollte ich unbedingt wissen, was ich tue.

Ich habe bei SevDesk bereits erlebt, dass ein Selbständiger öfter im Jahr die Option „Vorsteuer nach Rechnungsdatum / nach Zahldatum“ gewechselt hat. Warum? Ganz einfach: Er hat geschaut, bei welcher Option er weniger zahlen muss und dann genau diese Option abgegeben. 

Wer so vorgeht, sorgt für einen riesigen (kostenpflichtigen) Abstimmungsaufwand bei seine:m Steuerberater:in und muss die zu wenig geleisteten Zahlungen mit der Jahressteuererklärung nachzahlen. Wenn die Differenz hoch ist, gibt es eine Nachfrage vom Finanzamt, ist die Differenz sehr hoch, kommt ein Steuerstrafverfahren. 

Das lässt sich einfach vermeiden, wenn du bereits weißt, was genau du mit deiner Buchhaltung für Selbstständige und Individualisierung machst.

Aus meiner Erfahrung heraus macht die überwiegende Anzahl der Benutzer:innen Fehler bei der Individualisierung. 

An der Stelle wird die feste Struktur in lexoffice zum Vorteil: Nutzer können sie nicht so verändern, dass sie sich selbst Schaden zufügen.

3. Tool: FastBill 

Ein weiteres Tool, was im Umfeld der Buchführungs-Tools genannt werden sollte, ist FastBill. Die App ist intuitiv und bietet viele nützliche Funktionen. Außerdem gibt es einen Kooperationsvertrag mit dem Citizen Circle und die Option, dass FastBill deine Belege kategorisiert. Dieser Service ist besonders für dich geeignet, wenn du wenig Risiko bei deiner Buchhaltung für Selbstständige eingehen möchtest.

Bei allen Tools gibt es auch die Möglichkeit, sich virtuell von Fachmenschen unterstützen zu lassen, sodass du genau so viel machst, um dich immer sicher zu fühlen und die anderen Tätigkeiten an Fachmenschen abgeben kannst. Im Optimalfall wirst du merken, dass du am Ende viel mehr machen kannst und möchtest, als du anfangs für möglich gehalten hast. 

Egal, ob du mit einer Steuerkanzlei oder mit jemand anderem zusammenarbeitest: Die Möglichkeiten der Arbeitsverteilung sind vielfältig und es lohnt sich, am Anfang über die Art, Grenzen und Übergänge in der Zusammenarbeit zu sprechen. Und das darf sich im Laufe der Zeit auch verändern. 

Wenn z.B. die eigene Steuerkanzlei nicht von den eigenen Abläufen abweichen möchte, um mit dir in deinem Stil zusammenzuarbeiten, findest du in der Steuerberatersuche der Apps andere Steuerberater:innen, die gerne mit dir zusammenarbeiten. 

Bei lexoffice sind mit Abstand am meisten Steuerberater:innen registriert. In der Suche werden zudem Steuerberater:innen, die mit mehr als fünf lexoffice Usern zusammenarbeiten, hervorgehoben.

Für jetzt soll es das aber gewesen sein. Wenn du es einfach und intuitiv liebst oder Anfänger:in bist, solltest du dich am besten für lexoffice oder FastBill entscheiden, da dieses Buchhaltungs-Tool dafür am besten ausgerichtet ist. Fortgeschrittene dürfen sich gerne an SevDesk heranwagen und ausprobieren. 

Wichtiger Tipp: Du musst alle Papierbelege (Firmenessen, Einkäufe im Laden etc.) auch nach dem Scannen aufbewahren, es sei denn du hast eine formale Scan-Verfahrensdokumentation geschrieben, in dem auch das vier Augen-Prinzip umgesetzt ist. Stell daher so viel wie möglich auf digitale Belege mit regelmäßiger Datensicherung um.

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Kommen wir zu praktischen Dingen: Muss ich immer ein Gewerbe anmelden? 

Nicht alle Tätigkeiten sind gewerblich. Wenn du freiberuflich arbeiten kannst, hat es den Vorteil, dass du dir den Aufwand mit der Gewerbesteuer sparst. Die Gewerbesteuer wird von der Gemeinde erhoben, in der du hauptsächlich tätig wirst und ist von der Höhe her individuell durch die Gemeinde oder Stadt festgelegt. 

Ganz formal betrachtet, legt dein Finanzamt nach einheitlichen Grundsätzen die Gewerbesteuermesszahl fest. Dabei gibt es einen Freibetrag in Höhe von 24.500 € – bis zu diesem Gewinn wird keine Gewerbesteuer erhoben.

Der Handel mit Waren oder handwerkliche Tätigkeiten sind immer gewerblich. Freiberuflich sind die Tätigkeiten, die explizit im § 18 EstG aufgeführt sind: z.B. Arzt, Rechtsanwalt, Ingenieure, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, beratende Volks- oder Betriebswirte, Heilpraktiker, Dolmetscher und Journalisten.  

Dann kommt der interessante Satzteil „und ähnliche Berufe“. Einig ist man sich darüber, dass Freiberufler:innen eine „Dienstleistung höherer Art“ anbieten müssen und kein Studium notwendig ist, um freiberuflich arbeiten zu können. 

Es lohnt sich aber, sich am Anfang zu diesem Punkt Gedanken zu machen und sich eindeutig zu positionieren. Wenn du ein Gewerbe anmelden musst, beachte bitte Folgendes: Es gibt kein Kleingewerbe. Was es gibt, ist der oder die Kleinunternehmer:in. Das ist auch so ein Ausdruck, der immer wieder durch Verwechslung und Vermischung von Umsatzsteuergesetz und Gewerbeordnung entsteht. Mein Opa lässt grüßen. 

Buchhaltung für Selbstständige: brauche ich ein Geschäftskonto?

Am Anfang empfehle ich immer, ein Geschäftskonto zu eröffnen. Das schon aus dem Grund, dass das Finanzamt sich jedes Konto anschauen darf, auf dem geschäftliche Buchungen gemacht werden. 

Wenn du also möchtest, dass der oder die Finanzbeamt:in weiß, wie viel Miete, oder Unterhalt du zahlst und wie viel Geld du im Getränkemarkt lässt oder welchem Arzt überweist, kannst du dein Business einfach über dein Privatkonto laufen lassen. Viel Spaß.

Wenn dir aber eine strikte Trennung deiner privaten und geschäftlichen Buchungen wichtig ist, empfehle ich von Anfang an ein Geschäftskonto. Spätestens jedoch, wenn du deine ersten Euros mit deinem Business verdient hast.

Ein weiterer Punkt auf der Pro Geschäftskonto Liste ist Folgender: Einige Buchhalter:innen und Steuerberater:innen, rechnen nach Anzahl der Buchungen ab und da dann auch alle privaten Zahlungen gebucht werden müssen, kannst du deine Rechnung für die Buchhaltung dann einfach verdoppeln. Machst du deine Buchführung selbst, verdoppelst du einfach deinen Zeitaufwand mit den Zuordnungen der privaten Zahlungen.

Im Laufe der Zeit wirst du natürlich schneller und besser in der Buchhaltung für Selbstständige und lernst, die Tools effektiver zu nutzen. Es spricht allerdings nichts dagegen, dir von Außen Unterstützung zu holen, wenn du mit deinem Latein am Ende bist.

Fazit: Buchhaltung für Selbstständige

Buchhaltung für Selbstständige mag auf den ersten Blick vielleicht etwas kompliziert erscheinen, das ist sie aber nicht. Vor allem, wenn du eines der oben vorgestellten Tools nutzt, machst du dir das Leben deutlich einfacher. 

Ich kann dir nur raten, dich nicht nur auf die Infos aus deinem Umfeld zu verlassen, in die Eigenrecherche zu gehen und bei Bedarf eine:n Steuerberater:in oder Buchhalter:in zu fragen, bzw. die Buchhaltung an die Fachkompetenz abzugeben. Damit kannst du dir eine Menge grauer Haare sparen.

Ich hoffe, ich konnte dir hilfreiche Tipps zum Thema Buchhaltung für Selbstständige mit auf den Weg geben und dafür sorgen, dass du jetzt ruhiger und entspannter schlafen kannst, wenn du dein Business gründen möchtest.

Wenn du noch mehr interessante Infos zum Thema Buchführung haben möchtest, dann lade ich dich herzlich in die Unternehmerwerkstatt ein. Hier findest du wichtige Tipps und Hinweise, worauf du als Selbstständige:r achten solltest.

Autor

  • Steuerberater Frank Scheele hat vor 20 Jahren seine mittelständische Steuerberatungskanzlei von Null aus aufgebaut und vor fünf Jahren abgegeben, um sich ohne angestellte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mehr auf Spezialthemen der Branche fokussieren zu können. Er beschäftigt sich intensiv mit dem Themenbereich, wie Solo-Unternehmen in optimierter Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerberaterin oder ihrem Steuerberater zeitnah mehr Verantwortung für das eigene Zahlenwerk übernehmen und damit ihr Business besser steuern.