Verschwendest Du auch ständig Zeit beim Arbeiten? Mir geht es oft so.

Sicher kennst Du auch die typische Frage aus Bewerbungsgesprächen:

„Was ist Ihr größtes Talent?“

Wenn ich diese Frage ganz ehrlich beantworten müsste, dann wäre die Antwort: „Mein größtes Talent ist Zeitverschwendung.“

Prokrastination ist eines meiner größten Talente, egal ob bewusst oder unbewusst.

Ich verbummele meine Zeit am laufenden Band und habe ein wirklich großes Talent dafür, unnötige Dinge zu tun, wenn eigentlich soviel Sinnvolleres zu tun wäre.

In den letzten Jahren habe ich sicherlich nicht nur ein paar Stunden oder Tage am Computer verbummelt. Es waren Wochen, oder sogar Monate. Das Internet bietet so viel Ablenkung.

Besonders, als ich mein Büro an den Strand in Vietnam oder in einer finnischen Waldhütte verlegt habe, habe ich zwar streckenweise effizient gearbeitet, mich aber leicht ablenken lassen.

Sich auf die Arbeit zu fokussieren war noch nie mein größtes Talent und hat immer nur dann gut funktioniert, wenn mir etwas extrem viel Spaß gemacht hat und ich mit voller Leidenschaft dabei war. Doch leider (trotz aller Optimierungsversuche) gibt es immer einen gewissen Arbeitsanteil, der keinen Spaß macht. Egal, wie sehr man seinen Job mit Leidenschaft betriebt.

Mittlerweile habe ich aber meine Prokrastination in den Griff bekommen. Ich arbeite manchmal so effizient und effektiv, dass mir selbst ganz schlecht davon wird. Ganz ohne die Hilfe von irgendwelchen Tools, Apps oder anderem technischen Schnickschnack. Es klappt zwar nicht immer, aber immer öfter.

Das Geheimnis ist eigentlich total simpel:

Die Zeit, die Du für deine Arbeit zur Verfügung hast, wird niemals reichen! Es gibt einfach nicht genug Zeit.

Wer dies einmal erkannt hat, der hat auch verstanden, dass die zur Verfügung stehende Zeit nicht der Schlüssel zum Erfolg ist, sondern vielmehr die Effizienz.

Wenn Du mehr Zeit zur Verfügung hast, um deine Arbeit zu erledigen, dann wirst Du diese Zeit auch irgendwie füllen. Je mehr Zeit Dir zur Verfügung steht, desto wahrscheinlicher wird es, dass Du anfängst, Dir in der Nase herumzubohren.

Daher ist es essentiell wichtig, dass Du Dir feste Uhrzeiten gibst und innerhalb dieser Zeiten effizient bist. Wenn Du weißt, dass Du eine gewisse Aufgabe bis 19 Uhr beenden musst, dann wirst Du nicht so leicht in die Verführung kommen, andere Dinge nebenher zu machen.

Ich konnte mich nach einem Tag voller Prokrastination gegen Abend nie von der Arbeit losreißen. So oft ich mir auch vorgenommen hatte, noch joggen zu gehen – die viele Arbeit war immer eine gute Ausrede … nachdem ich morgens 3 Stunden bei Facebook herumgegammelt habe.

Die tägliche Dosis Sport habe ich nun in den Morgen verlegt. Gleich nach dem Frühstück ist Sport angesagt… mindestens eine Stunde. Somit ist der sportliche Teil dann schon einmal erledigt und liegt nicht wie ein Damoklesschwert über dem restlichen Tag.

Der Arbeitstag beginnt dann eben erst um 11 oder 12 Uhr und endet um 18 Uhr – notfalls auch mal erst um 20 Uhr. Spätestens für 20 Uhr mache ich mir eine Verabredung mit Freunden oder nehm‘ mir etwas vor. So ist man gezwungen, auch spätestens 19 Uhr den Laptop zuzuklappen.

Zwar schränke ich so meine Arbeitszeit in ein kleineres Zeitfenster ein – das heißt aber noch lange nicht, dass ich auch weniger erledigen kann!

Zuviel Zeit = Zuviel verschwendete Zeit

Weniger Zeit = effektiver genutzte Zeit

Die Gleichung ist ganz einfach und funktioniert. Die Zeit, die Dir zum Arbeiten zur Verfügung steht, sollte dann aber auch wirklich hochkonzentrierte Arbeitszeit sein. Kein Smartphone, kein privater Anruf oder das Gequatsche anderer Menschen darf Dich ablenken. Pausen maximal alle 90 Minuten und für maximal 10 Minuten.

Wie schaffe ich es, in der festgelegten Arbeitszeit möglichst effizient zu arbeiten?

ich verfolge 5 einfache Regeln, die mir helfen, die begrenzte Arbeitszeit zu optimieren. Wichtig ist dabei auch die Arbeitsumgebung. Ein Raum, in dem Du ständig von anderen Mitmenschen angequatscht wirst, führt nicht zum Erfolg. Suche Dir eine Umgebung, in der Gleichgesinnte sitzen.

PUNKT 1: Erledige zuerst die unangenehmeren Dinge

Unsere Batterien werden über den Tag immer leerer und wir haben immer weniger Lust, die Dinge zu tun, die uns keinen Spass machen. Deshalb musst Du die unangenehmen Dinge als allererstes erledigen – sonst ist die Gefahr zu groß, dass Du sie gar nicht machst.

Unangenehme Anrufe, Steuern – alles, was noch weniger als wenig Spaß macht: Mach es ganz am Anfang deiner Arbeitszeit.

PUNKT 2: Mache eine klar strukturierte To-Do Liste

Die To-Do Liste solltest Du unbedingt schon am Vorabend gemacht haben. Wenn Du morgens anfängst, darüber nachzudenken, was Du erledigen musst, dann hast Du bereits verloren. Ich mache mir am Vorabend immer eine Liste mit 5 Punkten – auf keinen Fall mehr. Am besten sogar nur 3 oder 4 Punkte.

Diese Punkte arbeitest Du dann am folgenden Tag ab. Jedes Mal, wenn Du einen Punkt durchstreichen kannst, hast Du eine Teiletappe des Tages geschafft. Es ist wie ein Spiel.

PUNKT 3: Konzentriere Dich auf Dinge, die deinem Geschäft nützlich sind

Ich schreibe sehr gerne Blogartikel wie diesen hier. Sie bringen das „Business“ aber nur indirekt weiter. Ich könnte den ganzen Tag damit verbringen, Artikel zu schreiben – das würde sicher dafür sorgen, die Leserzahlen zu steigern. Aber es gibt Dinge, die noch wichtiger sind und ich muss mich immer wieder zwingen, mich auch auf diese wesentlichen Dinge zu konzentrieren.

Bringt es Geld? Wenn nicht, dann ist es nicht die Hauptpriorität innerhalb deiner Arbeitszeit. Ein Blogartikel kommt bei mir immer als allerletzte Aufgabe des Tages – denn es ist eine Aufgabe, die Spaß macht aber nur sehr indirekt und langfristig etwas Geld bringt. Vorher müssen andere Dinge vorangetrieben worden sein.

PUNKT 4: Beachte die 90-Minuten Regel

Nach 90 Minuten nimmt die Produktivität stark ab. Es ist daher wichtig, Dir alle 90 Minuten eine Bildschirmpause zu gönnen. Ich finde diese Regel eine der schwierigsten Regeln, denn wenn ich konzentriert arbeite, dann verliere ich das Zeitgefühl und schaue kaum auf die Uhr. Die Zeit verfliegt nur so.

Für die Zeitkontrolle ist es daher nicht dumm, auf eine Handy-App zurückzugreifen. Oder Du stellst Dir einen Küchenwecker. Irgendwie musst Du Dich jedenfalls nach 90 Minuten an ein Break erinnern, wie ist egal. 10 Minuten Pause reichen schon. Geh kurz raus und atme durch oder mache Dir einen Kaffee oder Tee. Rituale helfen.

PUNKT 5: Nimm alles nur einmal in die Hand

Was Du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen. Wenn Du ein Dokument geöffnet hast, einen Brief in der Hand hälst oder einen Arbeitsvorgang begonnen hast, dann ziehe ihn durch. Es kostet nur noch einmal neue Überwindung, später erneut damit zu starten. Bringe es zu Ende und gehe erst dann zum nächsten Punkt über.

Im Alltag mag es hin und wieder passieren, dass man diese Regel nicht konsequent verfolgen kann. Aber Du solltest Dich nach Möglichkeit daran halten und es wird deine Produktivität in neue Höhen boosten!

Ich hoffe, einige meiner Tipp helfen Dir etwas weiter. Besonders auf Reisen muss man einen guten Plan haben, um weiterhin Produktiv zu sein! Was sind Deine Tipps und Tricks? Erzähle doch was davon in den Kommentaren!

ich bin für mehr Effizienz in der Arbeitszeit und gegen das veraltete Model einer 40-Stunden-Woche! Und Du?

 

 

Titelbild: c@rljones /  Google+

Lebe nach deinen eigenen Regeln!

Tim Chimoy
Über den Autor

Tim Chimoy

Tim beschäftigt sich seit 2012 mit den Themen ortsunabhängiges Arbeiten und digitales Unternehmertum. Er verdient sein Geld als Architekt, Buchautor und Berater für Neues Arbeiten und digitale Transformation. Zudem ist er Gründer des Citizen Circle. Auch wenn Tim viel und gern unterwegs ist: Sein Zuhause ist zur Zeit die Stadt Chiang Mai im Norden Thailands.

10 Antworten zu “Warum Du erst Mittags anfangen solltest, zu Arbeiten – 5 Tipps zu mehr Effizienz”

  1. Schöner Artikel, Tim. Ich habe bei vielem die gleichen Erfahrungen gemacht, vor allem diese: Arbeit dehnt sich immer so weit aus, wie Zeit vorhanden ist. Wenn ich mir selbst (oder einem Mitarbeiter) bis Freitag Zeit gebe, wird es auch bis Freitag dauern. Das muss man erst einmal begreifen, um effektiver und effizienter sein zu können.

    Deine Tipps 1-5 mache ich weitgehend auch so (auch wenn’s teilweise immer wieder schwierig ist).

    • Danke Dir 🙂 Die Formulierung gefällt mir: „Arbeit dehnt sich immer so weit aus, wie Zeit vorhanden ist.“ Ich muss mich an meine 5 Punkte auch ständig aufs Neue erinnern und vergesse sie schnell wieder. Vor allem Pausen einzulegen ist gar nicht leicht.

  2. Lieber Tim,

    vielen Dank für diesen sehr inspirienden Artikel.
    Und ja… ich fühle mich ertappt. Am schlimmsten sind die Aufgaben ohne Deadline… irgendwie werden die halt auch nie fertig. 😉
    Mit den 5 Punkten hast du absolut recht. Am besten drucke ich mir die mal aus und hänge sie irgendwo präsent hin. Denn das, was für mich bei der Umsetzung immer am allerschwierigsten ist, ist die Selbstdisziplin.
    Es macht aber auch einfach zu viel Spaß sich ablenken zu lassen. 😉

    Liebe Grüße & vielen Dank für den Motivationsschub am Montag! 🙂
    Karina

  3. Hi,

    danke für den schönen Beitrag!

    Ich finde es auch am schwierigsten, sich an die 90-Minuten-Regel zu halten, obwohl ich immer wieder merke, wie wichtig sie ist. Wenn ich sie mal vergesse und den ganzen Tag mehr oder weniger ohne richtige Pause (abgesehen von „Toilettenpausen“ und schnell Nudeln machen, die man dann einfach mit Butter und etwas Parmesankäse wieder am Computer runterschlingt) am PC sitze, kriege ich abends oft Kopfschmerzen, die manchmal bis zu zwei Tage anhalten. Der Körper macht einem da schnell einen Strich durch die Rechnung!

    Liebe Grüße
    Barbara

  4. Unangenehme Dinge aufzuschieben kann auch helfen. Geht mir zumindest so. Alle weniger unangenehmen Dinge werden dann vorher konzentriert abarbeitet bis einem kurzfristig nichts mehr bleibt als „das Unangenehmste“. Um sich davon dann abzulenken wird man kreativ und generiert einiges an Ideen. Sicherlich auch viel Schrott, der Zeit verschwendet, aber auch echt einige sehr gute Sachen.

    Natürlich muss „das Unangenehmste“ auch irgendwann erledigt werden. Hier bietet es sich dann in der Tat an, das Ganze ganz am Anfang zu erledigen.

    Fazit: Unangenehme, aber nicht wirklich dringende Dinge schiebe ich lieber ein paar Tage auf, bis sie dringend werden, weil das meine Konzentration für andere, aber weniger unangenehmere Dinge erhöht und meine Kreativität fördert 🙂

  5. Lieber Tim!

    Superguter Post! Ich habe es mein ganzes Studium hindurch nie geschafft, mehr als sechs Stunden effektiv zu lernen. Mein Gehirn ist vor zehn Uhr nicht wissbegierig, mein Körper nicht schreibtischbereit. Mittags mindestens zwei Stunden, gern auch mal das Gelernte bei einem Kaffee diskutieren ( und feststellen, dass es auch andere Interpretationen der Physiologie gibt als die eigene!). Abends brauche ich Sport, damals am liebsten Basketball mit den Mädels. Immer hab ich mich nicht gut genug gefühlt, weil meine Peers mindestens acht Stunden gelernt haben, immer vor mir in der Bib sassen oder komisch guckten, wenn ich manchmal schon um 16.00 Uhr wieder „fertig“ war mit Lernen ( ist man ja eh nie).
    In deinem Post hab ich mich wiedergefunden. Die effektive Lernzeit war eben effektiv. Allerdings gab es noch kein fb oder Smartphone. Für mich funktioniert am besten, wenn ich mir abends einen Belohnungsendpunkt setze. Freunde treffen, Sport, mit dem Mann was Tolles kochen. Damit kann ich oft eine Menge Prokrastination vermeiden.
    Erst ab mittags arbeiten ist eh ein Traum. Spätdienst ist für mich die beste Schicht.

Hinterlasse eine Antwort